Präambel

Der Verein Wasilissa e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (im Rahmen der
Vereinsverwaltung, der Organisation und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EUDatenschutz-
Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu
vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

• Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an
  Vereinsveranstaltungen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch
  nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Personenbezogene Daten
  werden nicht an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-
  Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein,
  die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von
   betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
    
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der
   Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des
   Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern
   und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum
   Familienbeitrag.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten nur mit
   Einwilligung der betroffenen Personen in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse
   weitergegeben.
    
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden,
   erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
    
3. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten des Vorstands und der Kursleiter mit Vorname, Nachname,
   Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

• Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
  Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet,
  soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
  Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art.
  30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die
  Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
   

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein
   (z.B. Vorstandsmitgliedern,) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim
   Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
    
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden,
   wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die
   Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit
   eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
    
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder
   gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
   Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen,
   Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
   Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für
   diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
    

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen
   der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
    
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail
   untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als
   „bcc“ zu versenden.
    

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

• Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B.
  Mitglieder des Vorstands, Kursleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu
  verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

• Da im Verein unter 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,
  muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im
   Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter
   Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
    
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang
   mit Online-Auftritten verantwortlich.
    
3. Abteilungen und Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook,
   Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines
   Internetauftritts haben die Abteilungen und Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der
   Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und
   Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die
   Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB
   ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten
   verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –Weitergabe ist untersagt.
    
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
   Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet
   werden.

§ 11 Inkrafttreten

• Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins beschlossen und tritt mit
  Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.